كيفية إنشاء خطة استمرارية العمل: احمِ عملياتك من ظروف غير متوقعة

تحدث الكوارث بشكل متكرر أكثر مما نود أن نعتقد أنها تحدث ، ولا يوجد عمل محصن ضد الفيضانات غير المتوقعة ، أو الحرائق الكهربائية ، أو الفشل الحاد في الأجهزة.

ولا ينبغي لأي شركة أن تقلل من شأن عواقب مثل هذا الحدث ، حيث تظهر العديد من الدراسات أن معظم الشركات التي تواجه حادثًا كبيرًا بدون خطة جيدة لاستمرارية العمل في مكانها لا تتعافى أبدًا. لهذا السبب يعد الاستعداد لجميع الطرق التي يمكن أن يؤدي بها فشل تخزين البيانات أو حدوث كارثة طبيعية أو عطل في الأجهزة إلى تعطيل العمليات الأساسية أمرًا بالغ الأهمية.

اليوم ، نحن هنا لمساعدتك في التعامل مع ما هو غير متوقع من خلال مراجعة العمليات البسيطة التي يجب عليك استخدامها لإنشاء خطة لاستمرارية العمل واستعادة البيانات ، خطوة بخطوة. بالإضافة إلى النصائح الواردة أدناه ، من الأفضل تثبيت أفضل برنامج لاستعادة البيانات يمكنك العثور عليه حتى تتمكن من استعادة المعلومات بسرعة إذا حدث خطأ ما.

كيفية إنشاء خطة استمرارية العمل: التحضير

قبل البدء في تصميم خطة استمرارية العمل الخاصة بك (BCP) ، من الضروري أن تفهم بالضبط ما يجب أن تفعله هذه الخطة. غالبًا ما يتم الخلط بين BCPs وإجراءات استراتيجية الأعمال المتشابهة ولكنها ليست متطابقة تمامًا مثل استعادة البيانات بعد الكوارث وخطط النسخ الاحتياطي للبيانات.

باختصار ، BCP عبارة عن مجموعة من السياسات التي تزيد من استعداد عملك للتعامل مع حالة الطوارئ ، بما في ذلك مجموعة من البروتوكولات التي يمكن تنفيذها في حالة حدوث خلل كبير. يمكن أن تأتي الاضطرابات بجميع الأشكال والأحجام ، وبعض الصناعات أكثر عرضة لمخاطر معينة من غيرها.

لحسن الحظ ، يمكن تكييف BCPs لأي نوع من الاضطراب تقريبًا. تشمل الأنواع الأكثر شيوعًا التي تواجهها الشركات اليوم الكوارث الطبيعية والكوارث من صنع الإنسان ، وهجمات الأمن السيبراني ، والأوبئة. أثناء حدوث انقطاع ، يجب على BCP حماية هوامش الربح وسمعة العميل والأصول الرئيسية.

في عالمنا المعتمد بشكل متزايد على التكنولوجيا ، تعد البيانات وأنظمة تكنولوجيا المعلومات أمرًا حيويًا في دعم العمليات اليومية لمعظم الشركات. لهذا السبب ، غالبًا ما تتضمن BCPs بروتوكولات لاسترداد البيانات وإرشادات لمساعدة الأشياء على العودة إلى المسار الصحيح إذا كان هناك خلل يؤثر على تخزين البيانات.

تقوم العديد من الشركات بدمج استعادة البيانات كتغطية للخدمة (DRaaS) مثل تلك التي تقدمها Microsoft Azure في خطط استمرارية العمل الخاصة بها (حقوق الصورة: Microsoft)

1. تحديد نطاق ومدى خطتك

الخطوة الأولى نحو إنشاء BCP هي مراعاة ما تريد أن تكون عليه أهداف ونطاق خطتك. اطرح على نفسك أسئلة مثل:

• ما هي مجالات نشاطي التي يحتاج BCP إلى معالجتها?
• ما أنواع الاضطرابات التي نحن أكثر عرضة لها?
• هل يحتاج جميع الموظفين إلى فهم BCP أو مجرد الإدارة العليا?
• ماذا سيحقق BCP إذا نجحت?
• ما هو الإطار الزمني الذي يجب أن يتم تطويره خلال BCP؟?

بمجرد الحصول على إجابات لهذه الأسئلة ، يمكنك تحديد الموارد التي يجب تخصيصها لتطوير خطة الاستمرارية. لن يكون تحديد ميزانية لـ BCP الخاص بك ممكنًا إلا إذا كانت لديك فكرة عن إطار زمني للتطوير ونسبة العمال التي ستحتاج إلى تدريب BCP.

• اقرأ دليلنا لأفضل دورات الأمن السيبراني

2. تحديد مجالات العمل الرئيسية والتبعيات المترابطة

بعد ذلك ، ستحتاج إلى تجميع صورة كاملة لضعف نشاطك التجاري تجاه الاختلالات المختلفة. الهدف هنا هو تحديد الإدارات أو العمليات أو الخدمات التي من شأنها أن تسبب أكبر ضرر للأعمال ككل إذا فشلت.

لإكمال هذه الخطوة ، ضع في الاعتبار تقدير الإيرادات المرتبطة بإدارة معينة. على سبيل المثال ، إذا كان نظام معالجة المبيعات في وضع عدم الاتصال ، فكم ستخسر من الإيرادات يوميًا?

تأكد أيضًا من إلقاء نظرة على التبعيات والروابط بين العمليات. قد تؤدي بعض حالات الفشل إلى حدوث أضرار مادية للإدارات الأخرى ، أو تؤدي إلى مخاطر قانونية ، أو تؤثر على العلاقات العامة.

3. إجراء تمرين تحليل تأثير الأعمال

بمجرد حصولك على تحليل شامل لمجالات عملك الرئيسية ، قم بإجراء تمرين تحليل تأثير الأعمال (BIA). يجب أن تشكل BIA جزءًا من خطة التعافي من الكوارث (DR) ، والتي تعد بحد ذاتها مكونًا حيويًا في أي خطة لاستمرارية العمل.

أثناء BIA ، ستحاول تقدير التأثير الذي قد تحدثه أنواع مختلفة من الاضطرابات في مجالات العمل الرئيسية وشركتك ككل. ضع في اعتبارك السيناريوهات المرتبطة بمقاييس الاضطراب المختلفة وأجرِ مقابلة مع الموظفين من جميع أنحاء شركتك للتنبؤ بدقة بمدى مرونة أقسامك وعملياتك الرئيسية..

مع كل الاحتمالات المدرجة في BIA الخاص بك ، توقع الموارد اللازمة للحفاظ على وظائف الأعمال الأساسية.

4. احسب وقت التوقف المقبول

في هذه المرحلة ، يمكنك تحديد أهداف الاسترداد المثلى الخاصة بك عن طريق معرفة المدة التي يكون فيها من المقبول أن تكون مجالات عملك الرئيسية خارج العمل أثناء حدوث انقطاع. ما هو وقت الاسترداد الأمثل لكل قسم رئيسي؟ مقدار الأرباح التي ستخسرها إذا تمت استعادة الوظيفة خلال 20 ساعة بدلاً من 10 ساعات?

• أفضل برامج مكافحة الفيروسات

5. تشكيل فريق الانتعاش والاستمرارية

لتحقيق الأهداف التي حددتها للتو ، ستحتاج إلى فريق موثوق يمكن الاعتماد عليه للقيام بما هو ضروري أثناء الكارثة. في الواقع ، تتطلب معظم خطط استمرارية العمل فرقًا متعددة.

النوع الأول من الفريق الذي يتم تجميعه هو فريق قيادة الحادث. سيكون لكل عضو في هذه المجموعة دور مهم يلعبه عندما يتعلق الأمر باستعادة العمليات الأساسية عبر الإنترنت بعد حدوث انقطاع والتواصل مع العملاء المهمين وأصحاب المصلحة الذين يحتاجون إلى تحديثات منتظمة بشأن موقف سريع الحركة. تأكد من أن كل شخص لديه فهم واضح لمسؤولياته ، وفكر في تعيين وظائف احتياطية في حالة عدم اختيارك الأول للموظفين عندما يحين الوقت.

إذا كان عملك كبيرًا بما فيه الكفاية ، فإن تجميع فرق ثانوية لتحمل المسؤولية عن عمليات معينة أمر جدير بالاهتمام. قد يُطلب من خبراء تقنية معلومات متعددين إدارة عمليات استرداد محرك الأقراص الثابتة ، على سبيل المثال.

6. تأكيد إجراءات الاستمرارية

الآن بعد أن أصبح لديك فرقك وأهدافك في مكانها ، يمكنك إنهاء الإجراءات التي يجب اتباعها في حالة حدوث خلل ، وإكمال BCP.

لتسوية التفاصيل ، اجلس مع فرقك المختارة وتحقق مرة أخرى من أن الجميع يعرف الدور الذي يجب أن يلعبوه في حالات الطوارئ. تُعد الخطوات التفصيلية للكوارث مساعدة كبيرة في هذه المرحلة لأنها تمنح فريقك فرصة للتفكير من خلال سيناريوهات مختلفة وتحديد نقاط الضعف.

ملخص

إذا اتبعت الخطوات المذكورة أعلاه عن كثب ، فسينتهي بك الأمر بخطة استمرارية عمل مانعة للماء يمكن أن تتأرجح في العمل أثناء حالة الطوارئ للحد من التأثير على موظفيك ، وعملائك ، والمحصلة النهائية. تذكر أن المواقف ونقاط الضعف تتغير بمرور الوقت ، وكذلك الحال مع BCPs. تقوم العديد من المنظمات بجدولة تدريبات منتظمة وجلسات تدريبية واختبارات محاكاة الانقطاع كجزء من BCP للحفاظ على حالة استعداد عالية للانقطاعات الرئيسية.

• اكتشف ما هو أفضل برنامج لاستعادة البيانات لعملك في دليلنا التفصيلي